Uniwersytecki Szpital Kliniczny w Olsztynie

Elektroniczna Dokumentacja Medyczna

Szanowni Państwo,
Informujemy, że w naszym szpitalu obowiązuje harmonogram udostępniania dokumentacji medycznej oraz wydawania dokumentacji medycznej:

PONIEDZIAŁEK – ŚRODA
11:30 – 14:30 – przyjmowanie interesantów

CZWARTEK – PIĄTEK
7:30 – 11:30 – przyjmowanie interesantów

Archiwum znajduje się w budynku administracji pokój 208
KASA czynna od poniedziałku do piątku w godzinach 7:30 – 14:30
Wnioski o udostępnienie dokumentacji medycznej można składać drogą elektroniczną (archiwum@szpital.uwm.edu.pl).
Telefon kontaktowy: 89 524 54 34

Pacjenci naszej placówki mają dostęp do swojej Elektronicznej Dokumentacji Medycznej poprzez Internetowe Konto Pacjenta – zachęcamy do aktywacji swojego konta IKP. Więcej informacji znajduje się pod tym linkiem.

Za udostępnienie dokumentacji medycznej przez sporządzenie jej wyciągu, odpisu, kopii lub wydruku, na informatycznym nośniku danych, przez sporządzenie kopii w formie odwzorowania cyfrowego (skanu) w przypadku dokumentacji medycznej prowadzonej w postaci papierowej podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych może pobierać opłatę, w wysokości określonej w obowiązujących przepisach*. 

Podstawa prawna:                                                                                                   

*Art. 28 Ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (tj. Dz.U. z 2024 r. poz. 581 z późn. zm.).

*Art. 28 ust. 2a pkt 2 uchylony ustawą o zmianie ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz niektórych innych ustaw z dnia 16.06.2023 r. (Dz.U. z 2023 r. poz. 1675).

ZASADY UDOSTĘPNIANIA DOKUMENTACJI MEDYCZNEJ PACJENTOM

Dokumentację medyczną udostępnia się:

• Pacjentowi, którego ta dokumentacja dotyczy za okazaniem dowodu tożsamości: tj. dowód osobisty, paszport.
• Przedstawicielowi ustawowemu pacjenta za okazaniem odpowiedniego dokumentu:
• Osobie upoważnionej przez pacjenta.
• Po śmierci pacjenta dokumentacja medyczna jest udostępniana osobie upoważnionej przez pacjenta za życia lub osobie, która w chwili zgonu pacjenta była jego przedstawicielem ustawowym. Dokumentacja medyczna jest udostępniana także osobie bliskiej.

Dokumentacja medyczna jest udostępniana:

• do wglądu, w tym także do baz danych w zakresie ochrony zdrowia, w siedzibie Szpitala, z zapewnieniem pacjentowi lub innym uprawnionym organom lub podmiotom możliwości sporządzenia notatek lub zdjęć
• w formatach i standardach wydanych na podstawie art. ll ust. la i Ib ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 roku o systemie informacji w ochronie zdrowia Dz.U. z 2020r. poz. 702 ze zm.), a w przypadku ich braku – w standardach HL7 oraz DICOM lub innych standardach i formatach
• poprzez sporządzenie jej wyciągu, odpisu, kopii lub wydruku
• na informatycznym nośniku danych – poprzez skopiowanie dokumentacji w formie elektronicznej na nośnik danych (płyta CD, DVD. Pendrive i przenośne dyski – tylko po uprzednim zarejestrowaniu nośnika przez Dział IT)
• za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej – poprzez udostępnienie za pośrednictwem poczty elektronicznej.

W celu uzyskania wyciągu, odpisu lub kopii dokumentacji medycznej pacjent, jego przedstawiciel ustawowy, lub osoba upoważniona przez niego, składa pisemny „Wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej” lub po uprzedniej weryfikacji składa wniosek drogą telefoniczną mailową.
Wniosek można uzyskać w Archiwum, w rejestracji Przychodni Specjalistycznej lub pobrać ze strony internetowej USK: Udostępnianie informacji
W przypadku odbioru dokumentacji przez osobę upoważnioną, dodatkowo należy złożyć upoważnienie do wydania dokumentacji medycznej.

Wnioski można składać:

• osobiście na terenie USK od poniedziałku do piątku, w dni robocze w godz. 7.30 – 15.00 w Sekretariacie Szpitala, w rejestracji Przychodni Specjalistycznej lub w Archiwum.
• korespondencyjnie.
• za pośrednictwem usług teleinformatycznych np. poczty elektronicznej archiwum@szpital.uwm.edu.pl, ePUAP.
• drogą telefoniczną.

Dokumentacja udostępniana jest bez zbędnej zwłoki, maksymalnie w terminie 14 dni licząc od daty wpłynięcia wniosku. Wnioskodawca może odebrać dokumentację medyczną osobiście w Archiwum, wnieść o jej przesłanie za pośrednictwem Poczty Polskiej lub na adres mailowy wskazany we wniosku.
Odbiór osobisty kopii dokumentacji medycznej odbywa się w godz.,
Poniedziałek – Środa 11:30 – 14:30
Czwartek i Piątek 7:30 – 11:30,
w dni robocze w pomieszczeniu administracyjnym archiwum po okazaniu dokumentu tożsamości i potwierdzenia wpłaty (jeśli jest wymagana).

Za udostępnienie dokumentacji medycznej pacjentów USK może pobierać opłatę, opłaty nie pobiera się w przypadku udostępnienia dokumentacji medycznej pacjentowi albo jego przedstawicielowi ustawowemu po raz pierwszy w żądanym zakresie.
W przypadku, gdy udostępnienie dokumentacji nie jest możliwe, odmowa wymaga zachowania formy pisemnej wraz z podaniem przyczyny.

ZASADY UDOSTĘPNIANIA DOKUMENTACJI MEDYCZNEJ INSTYTUCJOM I ORGANOM URPRAWNIONYM
Udostępnienie dokumentacji medycznej na zewnątrz organom i podmiotom uprawnionym następuje na podstawie decyzji Dyrektora USK lub osób przez niego upoważnionych.
Dokumentacja medyczna udostępniana jest:

• podmiotom udzielającym świadczeń zdrowotnych, jeżeli dokumentacja ta jest niezbędna do zapewnienia ciągłości świadczeń zdrowotnych;
• organom władzy publicznej, w tym Rzecznikowi Praw Pacjenta, Narodowemu Funduszowi Zdrowia, organom samorządu zawodów medycznych oraz konsultantom w ochronie zdrowia, a także Rzecznikowi Praw Pacjenta Szpitala Psychiatrycznego, w zakresie niezbędnym do wykonywania przez te podmioty ich zadań, w szczególności nadzoru i kontroli;
• podmiotom, o których mowa w art. 119 ust, 1 i 2 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej, w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia kontroli na zlecenie ministra właściwego do spraw zdrowia;
• upoważnionym przez podmiot, o którym mowa w art. 121 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej, osobom wykonującym zawód medyczny, w zakresie niezbędnym do sprawowania nadzoru nad podmiotem leczniczym niebędącym przedsiębiorcą;
• Agencji Oceny Technologii Medycznych i Taryfikacji, w zakresie niezbędnym do wykonywania przez nią zadań określonych w art. 31n ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych
• Agencji Badań Medycznych w zakresie określonym ustawą z dnia 21 lutego 2019 r, o Agencji Badań Medycznych
• ministrowi właściwemu do spraw zdrowia, sądom, w tym sądom dyscyplinarnym, prokuraturom, lekarzom sądowym i rzecznikom odpowiedzialności zawodowej, w związku z prowadzonym postępowaniem;
• uprawnionym na mocy odrębnych ustaw organom i instytucjom, jeżeli badanie zostało przeprowadzone na ich wniosek;
• organom rentowym oraz zespołom do spraw orzekania o niepełnosprawności, w związku z prowadzonym przez nie postępowaniem;
• podmiotom prowadzącym rejestry usług medycznych, w zakresie niezbędnym do prowadzenia rejestrów;
• zakładom ubezpieczeń, za zgodą pacjenta;
• komisjom lekarskim podległym ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych, wojskowym komisjom lekarskim oraz komisjom lekarskim Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego lub Agencji Wywiadu, podległym Szefom właściwych Agencji;
• osobom wykonującym zawód medyczny, w związku z prowadzeniem przeglądu akredytacyjnego podmiotu udzielającego świadczeń zdrowotnych na podstawie przepisów ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o jakości w opiece zdrowotnej i bezpieczeństwie pacjenta (Dz. U. poz. 1692) albo procedury uzyskiwania innych certyfikatów jakości, w zakresie niezbędnym do ich przeprowadzenia;
• osobom wykonującym czynności kontrolne na podstawie art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie Informacji w ochronie zdrowia, w zakresie niezbędnym do ich przeprowadzenia;
• członkom zespołów kontroli zakażeń szpitalnych, o których mowa w art. 14 ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi

Udostępnienie dokumentacji medycznej następuje w trybie zapewniającym zachowanie poufności i ochrony danych osobowych, za pokwitowaniem odbioru i zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu, jeśli udostępnia się oryginał dokumentacji.
W razie wydania oryginałów dokumentacji medycznej należy pozostawić jej kopie, chyba, że zwłoka w jej wydaniu mogłaby narazić pacjenta na szkodę.